Shkruan: Burim Gjaka
“Një organizatë nuk ndërtohet vetëm nga njerëzit që punojnë në të, por nga mënyra se si ata bashkërendojnë përgjegjësitë dhe qëllimet e përbashkëta.”
Një Drejtori Komunale e Arsimit nuk mund të funksionojë vetëm mbi bazën e angazhimit individual të disa personave. Për të qenë efektive, ajo ka nevojë për një organizim të qartë, ndarje të saktë të përgjegjësive dhe një kulturë pune ku secili zyrtar e di rolin e tij dhe përgjegjësinë që bart. Shpesh në diskutimet për arsimin fokusi vendoset te shkollat, mësimdhënësit dhe rezultatet e nxënësve, ndërsa më pak flitet për mënyrën se si është e organizuar struktura që duhet t’i mbështesë këto institucione.
Por një sistem arsimor i fortë kërkon edhe një administratë arsimore të fortë.
Në teorinë bashkëkohore të menaxhimit publik, organizimi institucional konsiderohet një nga shtyllat kryesore të performancës së çdo institucioni. Edhe burimet më të mira njerëzore nuk mund të japin rezultatet e pritshme nëse mungojnë struktura funksionale, koordinimi ndërmjet sektorëve dhe një sistem i qartë përgjegjësish. Kjo vlen veçanërisht për administrimin e arsimit, ku çdo vendim ndikon drejtpërdrejt në funksionimin e shkollave dhe në cilësinë e mësimdhënies.
DKA-ja nuk duhet të jetë vetëm një zyrë ku administrohen procedura dhe përpunohen dokumente. Ajo duhet të jetë qendra profesionale që orienton zhvillimin e arsimit në nivel lokal.
Struktura organizative – themeli i funksionimit efikas
Një DKA funksionale duhet të ketë një strukturë organizative të qartë, ku secili sektor dhe secili zyrtar ka rol të përcaktuar.
Mungesa e një organizimi të qartë shpesh krijon probleme të panevojshme si:
- mbivendosje të detyrave;
- vonesa në zgjidhjen e çështjeve;
- mungesë komunikimi ndërmjet sektorëve;
- paqartësi për përgjegjësinë;
- dobësim të kontrollit dhe monitorimit.
Një strukturë profesionale duhet të sigurojë që fusha të ndryshme të arsimit të kenë mbështetje adekuate, si:
- administrimi dhe personeli;
- financat dhe planifikimi buxhetor;
- infrastruktura shkollore;
- zhvillimi profesional i mësimdhënësve;
- cilësia e arsimit dhe monitorimi pedagogjik;
- arsimi gjithëpërfshirës dhe mbështetja për nxënësit me nevoja të veçanta.
Nuk mjafton vetëm ekzistenca formale e një strukture. Ajo duhet të funksionojë në praktikë dhe të jetë e orientuar drejt nevojave reale të shkollave.
Përveç ndarjes funksionale të sektorëve, një DKA moderne duhet të sigurojë edhe koordinim horizontal ndërmjet tyre. Vendimmarrja nuk duhet të zhvillohet në mënyrë të fragmentuar, ku secili sektor vepron i izoluar, por përmes bashkëpunimit të vazhdueshëm, shkëmbimit të informacionit dhe planifikimit të përbashkët. Vetëm kështu mund të shmangen mbivendosjet, të evitohen vendimet kontradiktore dhe të sigurohet një mbështetje e plotë, e koordinuar dhe në kohë për shkollat.
Përgjegjësitë e secilit zyrtar – askush pa rol, askush pa përgjegjësi
Një nga parimet kryesore të menaxhimit të mirë është qartësia e përgjegjësive.
Çdo zyrtar në një DKA duhet ta dijë:
- çfarë detyrash ka;
- cilat rezultate priten prej tij;
- kujt i raporton;
- si matet puna e tij;
- cilat janë afatet për realizimin e detyrave.
Kur përgjegjësitë nuk janë të qarta, krijohet një kulturë ku problemet kalojnë nga një zyrë në tjetrën dhe askush nuk ndihet plotësisht përgjegjës.
Një administratë profesionale nuk matet vetëm me numrin e kërkesave të përpunuara, por me ndikimin konkret që ka në përmirësimin e cilësisë së arsimit dhe funksionimin e shkollave. Një zyrtar i DKA-së nuk duhet të jetë vetëm zbatues i procedurave. Ai duhet të jetë partner i shkollave dhe mbështetës i zhvillimit të tyre.
Përgjegjësitë nuk duhet të kufizohen vetëm në përshkrimin formal të detyrave. Ato duhet të shoqërohen me tregues të matshëm të performancës, në mënyrë që puna e secilit zyrtar të vlerësohet mbi bazën e rezultateve dhe jo vetëm të procedurave administrative. Një administratë që mat performancën krijon kulturë profesionalizmi dhe përmirësimi të vazhdueshëm.
Planifikimi javor, mujor dhe vjetor – nga reagimi te menaxhimi strategjik
Një ndër dallimet kryesore ndërmjet një institucioni që funksionon mirë dhe një institucioni që vetëm reagon ndaj problemeve është planifikimi.
DKA-ja duhet të punojë mbi plane të qarta:
- planin vjetor të punës;
- planet mujore të aktiviteteve;
- planet javore të angazhimeve.
Planifikimi nuk duhet të jetë vetëm dokument formal për arkiv. Ai duhet të jetë një mjet për orientimin e punës dhe matjen e progresit.
Një plan i mirë duhet të përfshijë:
- objektivat konkrete;
- aktivitetet që do të realizohen;
- personat përgjegjës;
- afatet kohore;
- mënyrën e monitorimit të rezultateve.
Pa planifikim, institucionet shpesh përfundojnë duke menaxhuar vetëm urgjencat e ditës, ndërsa çështjet strategjike mbeten pas dore.
Arsimi nuk mund të zhvillohet me improvizim. Ai kërkon vizion, organizim dhe vazhdimësi. Një planifikim cilësor duhet të mbështetet në analiza të të dhënave, rezultatet e monitorimit të shkollave dhe nevojat reale të sistemit arsimor. Vendimmarrja e bazuar në evidencë është karakteristikë e institucioneve moderne dhe garanton që prioritetet të përcaktohen mbi bazën e fakteve dhe jo të perceptimeve.
Raportimi dhe llogaridhënia – mekanizmi që ndërton besim
Një organizatë profesionale karakterizohet nga kultura e raportimit dhe e përgjegjësisë.
Raportimi nuk duhet të shihet si barrë administrative, por si një instrument për të kuptuar:
- çfarë është realizuar;
- cilat janë vështirësitë;
- ku kërkohet përmirësim;
- cilat vendime duhet të merren.
Një DKA efektive duhet të ketë mekanizma të rregullt të raportimit nga zyrtarët e saj dhe nga institucionet shkollore. Por llogaridhënia duhet të funksionojë në të dy drejtimet. Shkollat duhet të japin llogari për punën e tyre, por edhe DKA-ja duhet të japë llogari për mënyrën se si i mbështet ato. Sepse përgjegjësia në arsim nuk fillon dhe nuk përfundon vetëm te mësimdhënësi. Ajo është zinxhir ku çdo hallkë ka rolin e vet.
Raportimi merr vlerë vetëm kur informacioni i mbledhur shndërrohet në vendimmarrje. Nëse raportet mbeten vetëm dokumente arkivore, ato humbin funksionin e tyre. Një DKA profesionale duhet t’i analizojë gjetjet, të identifikojë tendencat, të përcaktojë masat përmirësuese dhe të monitorojë zbatimin e tyre. Vetëm në këtë mënyrë raportimi bëhet instrument zhvillimi dhe jo formalitet administrativ. në fund, organizimi nuk është qëllim në vetvete. Ai ka vlerë vetëm kur përkthehet në vendime më të mira, shërbime më cilësore për shkollat dhe rezultate më të mira për nxënësit.
Përfundim
Një DKA profesionale nuk ndërtohet vetëm me një strukturë administrative në letër. Ajo ndërtohet me njerëz të përgjegjshëm, role të qarta, planifikim të mirë dhe kulturë llogaridhënieje. Kur secili zyrtar e di detyrën e tij dhe kur puna matet me rezultate, atëherë DKA-ja bëhet një institucion që i shërben realisht shkollës. Sepse shkollat nuk mund të jenë më të mira sesa mbështetja që marrin nga institucionet përgjegjëse.
Në fund, një sistem arsimor cilësor kërkon jo vetëm mësues të mirë dhe drejtues të mirë shkollash, por edhe një administratë arsimore profesionale që di të udhëheqë, të mbështesë dhe të mbajë përgjegjësi. Në një administratë të organizuar mirë, përgjegjësitë nuk mbivendosen, vendimet nuk varen nga individët, ndërsa proceset vazhdojnë të funksionojnë edhe kur ndryshojnë bartësit e funksioneve. Pikërisht kjo e dallon një institucion të ndërtuar mbi sisteme nga një institucion që mbështetet vetëm te përkushtimi individual.
Një DKA nuk matet nga numri i dokumenteve që prodhon, por nga ndryshimi që arrin të sjellë në shkolla. Kur organizimi është funksional, përgjegjësitë janë të qarta dhe llogaridhënia është pjesë e kulturës institucionale, administrata arsimore shndërrohet në motor të zhvillimit të arsimit. Sepse cilësia nuk është rezultat i rastësisë; ajo është produkt i një sistemi që funksionon
Organizimi krijon rend. Përgjegjësia krijon besim. Llogaridhënia krijon cilësi.
_____________________________________________________________________________
Vijon….
Në pjesën tjetër: “Mbikëqyrja dhe monitorimi i shkollave: nga kontrolli administrativ te mbështetja profesionale”
A mjafton që DKA-ja të kontrollojë dokumentacionin e shkollave, apo monitorimi duhet të jetë një proces që ndihmon drejtpërdrejt në përmirësimin e cilësisë së mësimdhënies dhe të udhëheqjes shkollore?
Pjesa e pestë trajton rolin e mbikëqyrjes profesionale, monitorimit pedagogjik dhe mënyrën se si DKA-ja mund të shndërrohet nga një institucion kontrollues në një partner zhvillimor për çdo shkollë.
